Organisation und Kommunikation: 11 Ratschläge für Change-Projekte

Autor(en): Christiane Pütter

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Quasi neben Tagesgeschäft und Strategie-Entwicklung sollen CIOs auch noch Change Management betreiben, sei es nun vor dem Hintergrund der Digitalisierung oder dem Rollout neuer Systeme. Glaubt man Elizabeth Doty, ist das nur eine Frage von Organisation und vor allem Kommunikation. Doty ist Gründerin der Beraterfirma Leadership Momentum. Ihr Text "Leading teams through change at the speed of business" erschien als Blog-Eintrag auf Strategy+business.

Funktionieren Change-Initiativen nicht, lastet Doty dies den Führungskräften an. Ihnen gibt sie folgende 11 Tipps:

1. Den Change in eine Geschichte einbinden: Das Team muss wissen, an welche früheren Punkte im Unternehmen der jetzige Change anknüpft und welche zukünftige Richtung sich damit abzeichnet. Dadurch steht die aktuelle Initiative in einem größeren Zusammenhang und wird leichter akzeptiert.

2. Die Aufgaben nur skizzieren: Wer seine Mitarbeiter mitgestalten lässt, erreicht mehr. Deshalb ist es ratsam, eine grobe Skizze des Veränderungsprojektes zu zeichnen und das Team Vorschläge zur Ausarbeitung machen zu lassen, als einen schon komplett ausgereiften Plan zu präsentieren.

• Den Change in seine Geschichte einbinden

  Das Team muss wissen, an welche früheren Punkte im Unternehmen der jetzige Change anknüpft und welche zukünftige Richtung sich damit abzeichnet.

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• Die Aufgaben nur skizzieren

  Wer seine Mitarbeiter mitgestalten lässt, erreicht mehr. Deshalb ist es ratsam, eine grobe Skizze des Veränderungsprojektes zu zeichnen und das Team Vorschläge zur Ausarbeitung machen zu lassen, als einen schon komplett ausgereiften Plan zu präsentieren.

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• Die Team-Perspektive einnehmen

  Wie betrifft der Change die Team-Mitglieder, was bedeutet die Initiative aus ihrer Sicht – wer diese Perspektive einnimmt, hat die Mitarbeiter auf seiner Seite.

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• Klar definieren, wer jetzt was zu tun hat

  Mit dem Change geraten Zuständigkeiten und Rollen ins Fließen. Von Tag Eins an muss jeder Mitarbeiter wissen, was er jetzt im Moment zu tun hat. Bis sich das ändert und eine neue Ansage kommt.

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• Erfahrungen teilen

  Erfahrungen teilen: Soweit möglich, sollten Mitarbeiter an konkreten Aktivitäten wie etwa Besuchen beim Kunden teilnehmen. Je näher sie den Change miterleben, umso besser.

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• Fragen zulassen

  Fragen, die aus dem Team kommen, dürfen nie als Widerstand gelten. Ganz im Gegenteil. Ein Chef, der Fragen zulässt und sie beantwortet, kann schneller Teilverantwortungen an die Mitarbeiter übertragen.

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• Die Wirtschaftlichkeit darstellen

  Neben viel Kommunikation mit dem Team geht es auch darum, Metriken und Kennzahlen für das Veränderungsprojekt zu entwickeln und diese deutlich zu machen.

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• Wissen, wo der Fokus ist

  Innerhalb eines Changes ist viel Kleinteiliges zu klären und zu organisieren. Der Fokus darf darüber nicht vergessen werden. Regelmäßige Treffen müssen sich immer wieder auf diesen Fokus beziehen, eindeutige Metriken müssen deutlich machen, wo das Team gerade steht.

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• Teilziele updaten

  Nicht jeder Meilenstein wird so zu erreichen sein wie ursprünglich geplant. Es ist daher wichtig, gemeinsam mit dem Team Teilziele regelmäßig auf den aktuellen Stand zu bringen.

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• Sich abstimmen

  Gemeinsame Kalender für das Veränderungsprojekt und gemeinsam entwickelte Guidelines, die die Prioritäten festlegen: Das sind gute Wege, um die Arbeit der einzelnen Team-Mitglieder immer wieder aufeinander abzustimmen.

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• Commitment organisieren

  Wer übernimmt die Verantwortung wofür und wie regelt das Team, dass diese Verantwortlichkeiten auch konkret ausgeführt werden? Solche Fragen sind gemeinsam zu klären. Die einzelnen Mitarbeiter müssen wissen, welchen Teil sie übernehmen, und sie müssen konkret formulieren können, was sie dafür von ihrem Chef brauchen.

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3. Die Team-Perspektive einnehmen: Wie betrifft der Change die Team-Mitglieder, was bedeutet die Initiative aus ihrer Sicht? Wer diese Perspektive einnimmt, hat die Mitarbeiter auf seiner Seite.

4. Klar definieren, wer jetzt was zu tun hat: Mit dem Change geraten Zuständigkeiten und Rollen ins Fließen. Von Tag eins an muss jeder Mitarbeiter wissen, was er jetzt im Moment zu tun hat. Die Aufgaben ändern sich erst, wenn eine neue Ansage kommt.

5. Erfahrungen teilen: Soweit möglich, sollten Mitarbeiter an konkreten Aktivitäten wie etwa Besuchen beim Kunden teilnehmen. Je näher sie den Change miterleben, umso besser.

6. Fragen lassen: Fragen, die aus dem Team kommen, dürfen nie als Widerstand gelten. Ganz im Gegenteil. Ein Chef, der Fragen zulässt und sie beantwortet, kann schneller Teilverantwortungen an die Mitarbeiter übertragen.

7. Die Wirtschaftlichkeit darstellen: Neben viel Kommunikation mit dem Team geht es auch darum, Metriken und Kennzahlen für das Veränderungsprojekt zu entwickeln und diese deutlich zu machen.

8. Teilziele updaten: Nicht jeder Meilenstein wird so zu erreichen sein wie ursprünglich geplant. Es ist daher wichtig, gemeinsam mit dem Team Teilziele regelmäßig auf den aktuellen Stand zu bringen.

9. Sich abstimmen: Gemeinsame Kalender für das Veränderungsprojekt und gemeinsam entwickelte Guidelines, die die Prioritäten festlegen, sind gute Wege, um die Arbeit der einzelnen Team-Mitglieder immer wieder aufeinander abzustimmen.

10. Commitment organisieren: Wer übernimmt die Verantwortung wofür und wie regelt das Team, dass diese Verantwortlichkeiten auch konkret ausgeführt werden - solche Fragen sind gemeinsam zu klären. Die einzelnen Mitarbeiter müssen wissen, welchen Teil sie übernehmen, und konkret formulieren können, was sie dafür von ihrem Chef brauchen.

11. Wissen, wo der Fokus ist: Innerhalb eines Changes ist viel Kleinteiliges zu klären und zu organisieren. Der Fokus darf darüber nicht vergessen werden. Regelmäßige Treffen müssen sich immer wieder auf diesen Fokus beziehen, eindeutige Metriken müssen deutlich machen, wo das Team gerade steht.

Klingt nach vielen Faktoren, die zu berücksichtigen sind. Doty erklärt aber, dass sich der Aufwand lohnt. Ihrer Beobachtung nach gewinnen Führungskräfte auch in Sachen Change mit Erfahrung eine gewisse Routine. Als Leitbild könne man sich einen Vogelschwarm vorstellen, der sich immer wieder selbst organisiert.